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[esatto 2004]

 

Area commerciale

 

 

Le funzioni raccolte nei moduli che costituiscono l'area commerciale affrontano tutte le problematiche legate ai processi di vendita e di acquisto, integrandosi con l'area contabile, la gestione del magazzino e l'area produttiva.
L'impostazione funzionale data all'area commerciale si fonda sull'esigenza di rivolgersi ad aziende estremamente diversificate: da quelle puramente commerciali a quelle con un forte impulso produttivo, da quelle fortemente centralizzate a quelle totalmente distribuite sul territorio (passando per tutti i casi intermedi).
Tutti i moduli dell'area commerciale sono strettamente integrati alla gestione del magazzino: ogni ordine ed ogni documento di vendita/acquisto gestito aggiorna in tempo reale le giacenze e le disponibilità, mentre per la valorizzazione dei prodotti movimentati il programma si rifà alla gestione dei listini e delle condizioni commerciali.

Il ciclo attivo

E' possibile gestire l'intero processo di vendita sin dalla proposta di offerte a potenziali clienti, gestendone varie tipologie, fino all'emissione del documento di vendita e alla contabilizzazione dello stesso.
Le movimentazioni e le operazioni commerciali risultano strutturate in maniera omogenea, con una forte coesione interna. Ne discendono sia un'elevata possibilità di recuperare modalità, informazioni e condizioni di vendita da documenti preesistenti, sia un controllo ed un'automazione dei vari passaggi: tutti i dati necessari possono già essere inclusi e verificati all'atto della prima immissione (preventivo, ordine, documenti di trasporto o altro).
È possibile gestire varie tipologie di preventivi: dalla semplice lista di articoli e relativi prezzi al preventivo con piccoli testi di introduzione e conclusione, alcune righe aggiuntive esplicative per ogni articolo, fino all'offerta strutturata composta da un documento iniziale (es. presentazione della società), l'elenco delle condizioni commerciali e dei prodotti proposti, i documenti tecnici relativi agli stessi prodotti (anche con immagini e disegni) e un documento finale (es. le condizioni di vendita).

Il ciclo passivo

I moduli del ciclo passivo consentono una corretta gestione dei fornitori e del ricevimento della merce.
Gli ordini a fornitori possono essere generati automaticamente dalle richieste di acquisto o dalla situazione di magazzino, in funzione del sottoscorta o del fabbisogno di produzione. Gli ordini possono essere sottoposti ad una o più approvazioni: sono definibili i soggetti preposti all'approvazione e le regole coinvolte in questo processo (deleghe, procure, massimali di spesa, ecc.).
Attraverso i programmi ordini per fornitori, ordini per articolo è possibile la visualizzare o stampare lo scadenzario ordini. Utilizzando le stampe di ordinato e sottoscorta, è possibile determinare le nuove disponibilità degli articoli e definire le quantità che dovranno essere riordinate ai fornitori o prodotte.
Il programma carico/scarico ordini permette di evadere manualmente gli ordini a fornitore/deposito al momento del ricevimento della merce. Analogamente i programmi di documenti di trasporto da ordini e fattura da ordine consentono di eseguire l'evasione degli ordini a fornitore, generando automaticamente il documento di trasporto o la fattura di acquisto e passando gli articoli da ordinati ad acquistati.
L'evasione avviene semplicemente selezionando le quantità da evadere sulle righe ordini presenti in archivio. In fase di evasione è possibile confrontare le righe d'ordine inevase con quelle prodotte da un lettore di codici a barre con memoria. E' possibile evadere un ordine parzialmente, poter chiudere un ordine non totalmente evaso e riaprirne uno nuovo per l'inevaso.
L'inserimento di questi documenti, che possono essere derivati da ordini a fornitore, genera i relativi movimenti di magazzino, aggiornando in tempo reale le giacenze di magazzino: l'archivio delle fatture d'acquisto è propedeutico alla generazione delle scadenze/partite fornitore e delle registrazioni contabili.
Il programma stampa brogliaccio permette di stampare una lista di controllo di tutti i documenti di acquisto in archivio.
Nel programma di gestione delle fatture d'acquisto è inglobata la funzione di controllo fatture, attraverso la quale è possibile simulare il passaggio in contabilità del documento d'acquisto, effettuando in tempo reali eventuali correzioni.
Una volta eseguito il controllo, la fattura può essere contabilizzata attraverso il programma di elaborazione fatture di acquisto, che provvede a generare la registrazione di prima nota (fornitore ed IVA) e le scadenze/partite passive.
E' possibile non generare scadenze/partite o crearne di presunte, che potranno eventualmente essere convertite in scadenze/partite contabili definitive.

La gestione del magazzino

Le funzioni raccolte nei moduli che costituiscono l'area magazzino affrontano gli aspetti contabili di un magazzino commerciale ed industriale (carico/scarico, registri) fornendo tutti i dati e gli stampati per una corretta gestione.
Il modulo di gestione magazzino affronta in modo completo tutte le problematiche legate ai depositi, codificabili come veri e propri poli logistici, in cui è ubicata la merce, oppure come raggruppamenti di tipo c/cliente o c/fornitore, per gestire merce presso terzi e merce di terzi presso l'azienda, con suddivisione per motivazione e per cliente/fornitore/terzista.
Oltre al codice principale, a ciascun articolo possono essere attribuiti più codici aggiuntivi di diversa natura: è possibile inserire le codifiche applicate agli articoli dai clienti e dai fornitori, oppure codici a barre di diversi tipi (Ean-8 ed Ean-13, compresi codici a quantità/valore, Isbn, Code 39, Codabar, 2/5 Interleaved, ecc.). E' possibile richiamare il codice articolo da qualsiasi campo attraverso il suo codice principale oppure con uno dei suoi codici aggiuntivi. Inoltre è possibile codificare anche i codici a barre, che vengono letti anche attraverso lettori ottici, velocizzando in questo modo il caricamento.
L'articolo viene gestito con un'unità di misura principale ed “n” unità di misura alternative: nelle movimentazioni è possibile specificare le unità di misura secondarie dell'articolo, riconducibili all'unità di misura principale tramite fattori di conversione.
L'articolo può essere raggruppato per categorie omogenee, quindi anche le stampe fiscali potranno essere elaborate per categoria. Altri criteri di selezione per le stampe e le ricerche sono la categoria merceologica, linea di prodotto e, per le statistiche, il codice statistico.
L'articolo è gestibile a lotti, a matricola (con archivio di movimentazione, non solo di carico e scarico) e ad ubicazione, in modo da definirne la tracciabilità. Inoltre sono previste quattro tipologie di varianti per articolo.
Attraverso il modulo lotti e matricole è possibile effettuare un controllo di qualità sugli articoli raggruppandoli per lotti di acquisto/vendita/produzione. Questo modulo contiene le funzioni per l'identificazione degli articoli di magazzino in lotti di appartenenza. La gestione del magazzino per lotti consente l'individuazione dei materiali in base al Lotto di acquisto o di produzione: ogni singolo articolo può venire gestito sia per la sua giacenza complessiva che per i singoli lotti che la compongono. In questo modo si potranno avere consultazioni, stampe, elaborazioni in base al lotto con la possibilità di verificare per esempio la vendita ad un cliente a quale lotto corrisponde.
 


[esatto 2004]

 

Caratteristiche generali
Area dichiarativa/fiscale
Area Commerciale

gestione magazzino, LIFO, FIFO

gestione codici a barre

gestione lotti

gestione distinta base

gestione vendite

gestione preventivi

gestione ordini

gestione statistiche

gestione acquisti

gestione codice a barre e vendita al banco

export dati DDE

Easy Print: stampe documenti su laser

 
Versioni specializzate